לב ליבו של כל מפעל חברה או בית עסק הינו ההון האנושי. היכולת לנהל את משאבי האנוש באופן מבוקר הפך להיות חובה הכרחית בכל מערכת משאבי אנוש. על מנת לנהל את העסק בצורה איכותית ולדעת בזמן אמת מה מתרחש בעסק על המנהל לדעת מי מאנשיו נמצא, מתי הגיע ומהי תפוקתו. כדי לשלוט כראוי במארג האנושי הוא חייב להיות מדווח "און ליין" כדי להפיק מהמידע את המרב. זאת ניתן לעשות באמצעות מערכת נוכחות.
נוכחות עובדים הינה חובה ראשונה במעלה על מנת שהעסק יתפקד כראוי. לכן על המעסיק לדעת כי הצלחתו של הארגון תלויה ברובה בכלים אשר יעמיד לידי מנהליו על מנת לשלוט בנוכחות כוח האדם. כיום קיימות בשוק עשרות חברות אשר מפתחות ומשווקות מערכות חכמות לניהול וארגון נוכחות עובדים.
מערכת נוכחות לניהול נוכחות עובדים
מערכת נוכחות הינה כלי יעיל וחכם לניהול נכון של נוכחות עובדים, מערכת זו שומרת ומשקללת את נתוני הנוכחות וזמני העבודה של העובדים. כמו כן מערכת נוכחות מנתחת את שעות העבודה, זכאות וניצול ימי חופש, או ההיעדרויות בגין מחלה בהתאם לדרישה הספציפית של ארגונכם כגון חוזים אישיים ומשמרות.
מערכת נוכחות שכזו מייעלת את תפקוד ארגון העובדים ומאפשרת שליטה מלאה במצבת כוח האדם בעסק, וכן פיקוח ובקרה מלאים אחר שעות העבודה של העובדים. יתרונותיה של מערכת נוכחות על פני הזנת נתונים באופן ידני הינם ברורים ומיידיים, המערכת מונעת טעויות אנוש ומאפשרת לארגון להתנהל בשקיפות והוגנות, מערכת נוכחות גם חוסכת זמן יקר בחישובי השכר לעומת נתונים הנשמרים באופן ידני המחייבים שקלול והזנה ידנית. מערכת נוכחות מאפשרת פיקוח ובקרה מלאים אחר שעות העבודה.
שעון נוכחות לבקרת נוכחות עובדים
מערכת נוכחות כפי שהוסבר הינה כלי יעיל לשמירת נתוני זמני העבודה של כוח האדם בארגון. כעת נשאר להבהיר את משמעותו של הכלי השני החשוב אפילו יותר- שעון נוכחות. שעון נוכחות אחראי על רישום נתוני ההגעה ויציאה או העדריות של העובדים.
שעון נוכחות מבצע רישום מסודר של שעות העבודה ממחקרים שנתפרסמו עולה כי במצבים של רישום ידני טעויות אנוש ועיגול שעות מביאים לכדי כך שהמעסיק משלם עד כעשרה אחוזים יותר מהנדרש. בשל כך הפך שעון נוכחות לחובה הכרחית בכל מערכת עבודה.
בשוק קיימים מספר סוגים של שעון נוכחות: שעון נוכחות מגנטי, הרושם את נתוני נוכחות עובדים על פי העברת כרטיס מגנטי. שעון זה יעיל לרישום מדויק של זמני הכניסה והיציאה של כול עובד ועובד. שעון נוכחות בטכנולוגיית קירבה, היעיל מפני שחיקה שכן בשעון זה די לקרב את הכרטיס מרחק של כ-10 סנטימטרים מהשעון על מנת שהמערכת תזהו, ושעון ביומטרי המזהה על פי טביעת אצבע ומונע מצבים של העברת כרטיס עבור עובד אחר אשר אינו נוכח במקום ומוודא נוכחות עובדים בפועל.
*אין לראות במאמר זה המלצה או מידע מקצועי .