בכל חברה, גדולה כקטנה, מתקיימים לפחות פעם בשנה אירועים בסדר גודל מסויים. אירועים עסקיים יכולים להיות מכוונים בעיקר עבור לקוחות כמו למשל ערבי השקה של מוצר חדש, או להיות מכוונים כלפי העובדים, כמו ערבי גיבוש או ימי כיף. כך או כך, הפקת אירועים עסקיים צריכה להתבצע מהפרט הגדול עד לקטן בכדי שאותו אירוע יממש את הפוטנציאל שלו בהקפצת החברה קדימה, בהנעה לפעולה, בהחדרת מוטיבציה וכמובן בהגדלת המכירות של החברה והרווח שעימו תצא בסופו של דבר.
הלוקיישן לאירוע משפיע על מיתוג החברה
מיקום הוא חלק חשוב באירוע. מארגני האירוע מטעם החברה צריכים לחשוב מהו המיתוג, הרושם אותו מעוניינת החברה להותיר. ישנן חברות שמעוניינות להיות ממותגות כחברות פשוטות, צנועות שפונות ללקוח וגם לעובדים בגובה העיניים. ישנן חברות שמעדיפות להחשב כחברות יוקרתיות, קלאסיות ורשמיות יותר. במידה והאירוע מאורגן על ידי חברת הפקת אירועים חשוב לעדכן אותה כיצד מעוניינת החברה לבוא מול לקוחותיה או עובדיה. אם הטבעיות היא תכונה שצריכה להיות כלולה באופי החברה, אירוע בטבע יכול לסייע בכך. עבור רושם של יוקרה גן אירועים בו כל עלה מונח במקומו או לחילופין אולם במלון יכול לעשות את העבודה. חברה המעוניינת להחשב כצעירה יכולה לארגן אירוע במסעדה או פאב.
תוכן האירוע
גם אם המטרה המרכזית באירוע היא הצגתו של מוצר חדש אותו השיקה החברה, יש לעשות זאת בדרכים מקוריות ויצירתיות. הצגת המוצר נטו אינה מספיקה ואינה נכנסת עמוק מספיק לתודעת הקהל שהגיע. הפקת אירועים עסקיים צריכה להיות מושתתת על תוכן שיכול להיות קשור בקשר כלשהו למוצר אך יכול גם להיות ערך מוסף לאותו אירוע. אירועים שבה משולבת סדנה כלשהי, כמו סדנה הקשורה לאוכל, יין או סדנת צחוק או התנסות בתחום כלשהו תותיר את האירוע בזיכרונם של המשתתפים וכך תותיר בזיכרונם גם את המוצר.
לפנות למקצוענים
על מנת שהאירוע יצא דומה לתמונה שנמצאת בראשם של מארגניו, מומלץ להאציל סמכוית ולהשאיר את תכנון האירוע בידי חברה הפקת אירועים. הפקת אירועים כוללת לוגיסטיקה רבה אשר סביר כי למנהלי חברה אין את הזמן להשקיע בה. ישיבה יחד עם נציגי החברה, כאשר הם שואלים שאלות ומכוונים לקבלת תמונה מלאה של האירוע הרצוי לחברה תביא לתוצאות פוריות יותר מארגון האירוע בידי מנהל האמון על תחומים נוספים בחברה.