כל בעל עסק, גדדול וקטן כאחד משקיע לא מעט זמן בתכנון אסטרטגי של מהלכיו. על מנת שהפעילות השוטפת תהיה יעילה, הבדיקה של המתרחש בחברה או בעסק מדי זמן היא הכרחית. אם בעבר הבדיקות הללו היו נעשות באופן ידני או באמצעות גליונות אקסל עם יכולת ניתוח וסיכום בסיסית, היום ישנן מערכות BI אשר מסייעות ותומכות בכל הקשור בבדיקת המתרחש בעסק.
מהי בדיוק מערכת BI?
BI זהו קיצור של Business intelligence או בעברית: בינה עסקית. מדובר על מערכות חכמות אשר מהוות חלק נכבד בארגון. בעזרתן ניתן לתכנן את המהלכים האסטרטגיים הבאים כמו בדיקת המדינות עימן רוצים לקיים יחסי מסחר וזאת באמצעות מערכות מידע גיאוגרפיות המהוות חלק מן המערכת. מערכות מידע גיאוגרפיות ממפות את מדינות העולם על פי ההצלחה המסחרית של המוצר אותו מייצרת החברה. כך יכולה החברה להתמקד באזור מסויים עימו היא מעוניינת להיות בקשרי מסחר. המערכת מציגה נתונים שוטפים באשר לרווחים, משווה יעדים ומדדים של יחידות שונות בתוך הארגון גם בהשוואה ליעדים שהוצבו וגם בהשוואה לשנים קודמות, בודקת נתונים הקשורים למלאי ולאספקה, כמו עד כמה נמכר מוצר מסויים ביחס לכמות אותה רכשה החברה.
היתרונות של מערכות BI
המערכות הללו משמשות ככלי ביקורת מדוייק אשר פועל באופן תמידי. העובדה כי ניתן לבדוק יעדים ומדדים בכל זרוע בתוך החברה וזאת באופן ידידותי ונוח למשתמש מהווה הקלה עצומה על מנהלי הארגון או החברה. אם בעבר היתה נערכת ביקורת אחת לתקופה מסויימת, היום נמצא הארגון תחת ביקורת בכל רגע נתון. לפני כל הזמנת מלאי חדשה ניתן לצפות בנתונים ולהסיק מסקנות באשר לכמויות ההזמנה הנדרשות. הדבר חוסך לחברות המשתמשות במערכות מתקדמות אלה כסף רב, ומאפשר להן לתקן את עצמן באשר לכמות המלאי המוזמנת, סוג הפריטים המוזמן או הספקים אשר מולם עובדת החברה.
לנהל את הידע בצורה קלה ונוחה
כאמור, איסוף נתונים באשר לכל המתרחש בחברה או בארגון היה גם קודם. החידוש שבמערכות הבינה העסקית הוא הצגת כל הנתונים לאחר ניתוח בצורה נוחה וקלה לקריאה. המערכות בונות גרפים בכל דרך שיבחר המשתמש- כעוגה המראה למשל את אחוז הרווחים שתרם כל חלק בחברה לרווחיה או הוצאותיה, גרף עמודים המראה את רווחי החברה השנה בהשוואה לשנים קודמות ועוד. כך מקבל המשתמש על מגש של כסף כל נתון אותו ירצה לבחון.