כל עסק גדול או ארגון רב מימדים מעסיק עובדים רבים במגוון מחלקות. יש עסקים שמנהלים פעילות בכל אזורי הארץ ויש להם סניפים ותת סניפים שונים. יש צורך בשליטה על כל פעילות העובדים. הצורך בשליטה נובע מהרצון לייעול מקסימאלי של פעילות העובדים, מהצורך להכין שכר שמבוסס על דיווחי אמת של שעות עבודה ועוד. כל עסק עובד על מנת להרוויח, ולעיתים, שורת הרווח היא מצומצמת ורק ייעול מרבי בנושאי תפעול, רכש, כוח אדם ועוד יעשה את ההבדל בשורת הרווח שבמאזן הסופי.
שעון נוכחות מתאים הינו רב חשיבות בכל עסק וארגון ורצוי שתהיה גם מערכת נוכחות יעילה שיש בה פונקציות רבות לשליטה ולממשק עבודה. ניתן להשיג שעוני נוכחות המבוססים על מגוון שיטות חכמות. שעון נוכחות המבוסס על פס מגנטי הוא אחד המקובלים והפופולאריים שקיימים. יש שעוני נוכחות ביומטריים שמזהים את בעליהם על פי טביעת האצבע שלהם. יש כאלו משולבי פס מגנטי וטביעת אצבע לזיהוי ודאי יותר. יש שעוני נוכחות קרבה יעילים ונוחים, ויש שעוני נוכחות שמנצלים את האינטרנט ואת הטלפונים הסלולאריים החכמים כדי לציין נוכחות גם ממרחק.
תרומה להתייעלות
כל לקוח יעדיף את השעון המתאים לו מבחינת הצורך, הטעם והמחיר. ברור הוא כי שעון נוכחות מבוסס אינטרנט יתאים לחברות שמעסיקות עובדים מחוץ למשרד. כאלו שעובדים מהבית, או עוסקים בהפצה, במכירות בשירותי תיקונים ועוד. לקוחות מתחום הביטחון ירצו שילוב של פס מגנטי וזיהוי ביומטרי למען אבטחת המידע והפעילות שלהם. הצורך לייעול ולחיסכון גורם למנכלים רבים לרכוש מערכת נוכחות מקצועית היכולה לייעל את סדרי העבודה. תוכנה כזאת נותנת פתרון מודולארי שכולל בתוכו את צרכי העסק השונים. ניתן להגדיר לתוכה את ההסכמים הממשלתיים והמוסדיים הקיימים, את הסכמי העבודה האישיים, ניתן להגדיר בה נושאי שעות עבודה ושעות נוספות ועוד.
למערכת נוכחות מקצועית כזאת יש יתרונות תפעוליים רבים. ניתן לעבוד עליה בנקודות שונות ועם ריבוי משתמשים, ניתן להפיק באמצעותה דו"חות נדרשים שיכולים לסייע בקבלת החלטות תפעוליות ואחרות. ניתן להשתמש בה באמצעות קבצים שונים המקובלים בתוכנות מחשב וניתן לשלוח חומר השייך לה באמצעות דוא"ל. כל משתמש יכול לבחור להטמיע במערכת את הפרמטרים המתאימים לו ועל ידי כך לקבל ייעול מרבי. יש צורך בקבלת תמיכה מהחברה המשווקת את שעוני הנוכחות ואת מערכות הנוכחות והיא מתבטאת בייעוץ לפני הרכישה, בסיוע בהטמעתה בארגון, וכן, בשירות מתמשך בעת הפעלתה. מומחים בתחום ישרתו כל לקוח בצורה המקצועית והמהירה ביותר.